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Consulta: Implantación de SAP ECC

Me gustaría plantear un tema referido a los pasos y cosas necesarias para la implantación de sap erp (algún módulo) en una empresa.
  • Primeramente me gustaría saber que mínimo de personal necesita un equipo de proyecto para la realización de dicha implantación, ya se que es muy relativo al volumen de dicho proyecto, pero me gustaría saber algo a modo de ejemplo.
  • Que pasos hay que seguir desde la presentación de la oferta del cliente.
  • Que herramientas se necesitan, licencias (con quién y donde habría que contactar para obtener dichas licencias). Aquí me gustaría hacer hincapié, ya que es un mundo que desconozco bastante.
  • Los pasos que se siguen más o menos durante el desarrollo de la implantación (diseños, codificación, parametrización…).
  • Una vez implantado como iría el tema del mantenimiento/soporte.
  • Y supongo que todo acabará en la fecha fin de contrato.




Perdón por mi desconocimiento, ya que pienso que todo esto tiene que ser complejo y muy relativo, pero me gustaría que si hay alguien en la comunidad tipo gerente, jefe de proyecto o alguna otra persona que haya estado presente en todas las etapas de un proyecto como este y sepa como va todo el tema, nos pueda guiar y realizar un pequeño resumen.

He encontrado un documento referente a un PFC de un alumno de la Universidad de Cataluña donde analiza con bastante detalle la implantación de SAP en una empresa, es del año 2013. La verdad es que me ha despejado muchas dudas, aunque no estaría de más la opinión de gente con experiencia que pueda aportar cosas nuevas.

Un saludo y muchas gracias.


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Intentaré responder a tus dudas una por una aquí...

- Primeramente me gustaría saber que mínimo de personal necesita un equipo de proyecto para la realización de dicha implantación, ya se que es muy relativo al volumen de dicho proyecto, pero me gustaría saber algo a modo de ejemplo.
Esto dependerá en gran medida del volumen de datos que tenga la empresa donde se implementa SAP, y qué necesidades puntuales se buscan cubrir. No es lo mismo instalar SAP FI, y MM... que instalar SAP FI, MM, SD, PM, FM, y HR por ejemplo. Tampoco será lo mismo si quiere instalarse SAP Business One, o SAP ERP (con los módulos mencionados antes).

También hay un factor importante que habría que aclarar en tu tema inicial.

Hablamos de una implementación de cero? No tiene SAP la empresa? No tiene equipo técnico con conocimientos SAP? O es una empresa que ya tiene SAP instalado y vamos a implementar otros módulos?

- Que pasos hay que seguir desde la presentación de la oferta del cliente.
Los pasos, vienen pre-establecidos por un modelo de implementaciones que tiene SAP como "buenas prácticas" y se denomina Metodología ASAP (que nada tiene que ver con "As soon as possible").

Todo consultor SAP debe conocer la metodología en detalle, y saber qué y cómo ejecutar cada tarea que tenemos que hacer para implementar en tiempo y forma.


- Que herramientas se necesitan, licencias (con quién y donde habría que contactar para obtener dichas licencias).
Dependerá como te dije antes, si es una implementación de cero o una implementación sobre SAP (ya instalado).

Si es de cero, requiere adquirir las licencias de SAP... esto no lo hace cualquier persona interesada. SAP trabaja con consultoras (empresas) partners asociadas, y solo a través de éstas un cliente puede comprar las licencias y realizar implementaciones. Por eso no hay personas independientes instalando SAP por el mundo.

Para ser partner, tienes que cumplir una serie de requisitos todos los años. Aparte de que tienes que pagarle un porcentaje a SAP AG por cada implementación y licencia que vendas.


En cuanto a herramientas, un Gantt es más que necesario, tengas o no tengas personal de PMO.

Las demás herramientas para SAP las proveerá la consultora encargada de la implementación.


- Los pasos que se siguen más o menos durante el desarrollo de la implantación (diseños, codificación, parametrización…).


Te los digo en español, sin entrar en tecnicismos:

1) Lanzamiento, reuniones donde se sientan todos los involucrados y hablan de lo que se va a hacer
2) Relevamiento, reuniones con distintas areas donde el cliente dice lo que tiene ahora.
3) Documentación, el consultor debe ir escribiendo (documentando) lo que el cliente tiene, y quiere.
4) Documentación (BBP), el consultor debe presentar un documento clave, donde el cliente expone lo que necesita, y el consultor expone cómo se hará en SAP.
5) Reuniones de presentación, y depuración del punto 4.
6) Reuniones de consentimiento
7) Firma del documento clave (BBP). Todos los lideres firman, porque ahí está la responsabilidad de cumplimiento de plazos, y de que harán en el sistema lo que el cliente ha solicitado (y sólo lo que ahí está escrito se implementará).

Despues de todo eso, recién entramos en otras etapas de parametrización, pruebas, capacitación, go-live, etc.

- Una vez implantado como iría el tema del mantenimiento/soporte.

Así como lo has dicho, una vez que se "prende" SAP en el cliente, es decir el go-live, por contrato comercial (ya definido previamente entre la consultora que implemento SAP, y el cliente, se habrá establecido un "plazo de soporte post-productivo". Por lo general, es dos meses. (O uno, dependiendo de la magnitud del proyecto).

- Y supongo que todo acabará en la fecha fin de contrato.
Así se supondría, pero aquí los clientes deben tener en cuenta que por lo general, se hacen nuevos contratos de soporte y mantenimiento, porque si la empresa no tenía SAP, no tendrá NI IDEA cómo mantenerlo.


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3 comentarios:

  1. Buen día.
    Lo primero que necesitas es determinar el alcance de lo que se va a implementar, es decir, que módulos y funcionalidades para cada módulo. Si tienes otros sistemas no SAP que se seguirán utilizando, se debe determinar la manera en que serán conectados con SAP (interfaces)
    Cuando ya negociaste con una consultora dicho alcance y condiciones y establecido en el contrato el plan de trabajo, el primer consultor en entrar es el BASIS, que se encarga de la instalación de servidores y su puesta a punto. Este consultor puede estar entrando y saliendo de escena.
    Por cada módulo a implementar como mínimo se requiere un consultor y como contraparte un key user (personal de la empresa con conocimiento y autoridad suficiente para definir y modificar los escenarios de negocio actuales y futuros de la empresa). El key user introduce al consultor a la forma en que se llevan a cabo los procesos dentro de la empresa y los plasma en un AS IS.
    El consultor se encarga de traducir el AS IS de cada proceso en un TO BE (como se hará en SAP) para pasar a configuración del sistema en base al modelado anterior, probar, inicialmente en forma unitaria, es decir, cada módulo de manera aislada y posteriormente todos los módulos en forma integrada. Si todo está ok, se procede a preparar el ambiente productivo y lanzarlo.
    Dentro de contrato, siempre hay cierto tiempo para la estabilización y posterior a el, el soporte postgo-live, con lo cual se da el cierre de proyecto y empieza a correr el soporte y garantía establecidos en el contrato.
    Todas las fases de la metodología que te señalaron deben ser firmadas una a una en toda la documentación que se debe entregar(planos de negocio antes y después de SAP, especificaciones funcionales, especificaciones técnicas, configuración, configuración de interfaces, , antes de pasar a la siguiente, pues es crucial que no existan huecos, dudas, ambigüedad en cada una ya que estas deficiencias surgirán mas grandes en etapas posteriores

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  2. Quisiera complementar los comentarios muy acertados de SidV. Para ello me voy a referir a unos aspectos que quedaron "entre líneas" en el post. Tanto al inicio como al final se utilizan unos términos que justifican que el dimensionamiento y estimación de proyectos sea un arte más dominado por la experiencia, que por herramientas y/o prácticas, es decir, no hay una "receta reproducible" y de ahí el valor de la firma de consultoría que se seleccione:

    1) "...para la realización de dicha implantación, ya se que es muy relativo al volumen de dicho proyecto" – ciertamente, la determinación de dicho volumen depende de varios factores que podrían ser: el tamaño de la empresa, número de procesos en el alcance, los módulos o componentes seleccionados para cubrir dicho alcance, número de usuarios finales que utilizará el sistema, por mencionar algunos.
    2) "tiene que ser complejo y muy relativo": y mucho, precisamente aquí es donde todo depende de las circunstancias, las necesidades de la empresa, las expectativas de la alta gerencia y como en todo proyecto, de los tiempos y los costos estimados. Justamente el balance entre alcance, tiempo y costo es la principal tarea del gerente de proyecto, donde hay muy poco espacio para improvisar y donde si tiene cabida para la experiencia. No hay dos proyectos iguales (así sea un roll-out!), porque las circunstancias y las expectativas generalmente no son iguales.

    Como complemento, debo indicar que me parece que la persona que escribe el post (no se menciona) se encuentra evaluando una fase muy preliminar del proyecto. En ese contexto, me iría un poco más atrás para pedir mas información, ya que sería interesante saber más de la empresa que está considerando la implementación de un sistema ERP, pues dependiendo de su tamaño y expectativas de crecimiento a mediano y largo plazo (y es importantísimo este punto!), hay no solo productos más adecuados sino formas de hacerlo más adecuadas.

    Por otro lado, e importante decir que SAP tiene productos muy diferentes para empresas grandes y medianas (All-in-One), que para las pymes (Business One) y diversas formas de abordar la arquitectura, pues los sistemas se proveen tanto en instalación tradicional "en sitio" (también llamada "on-premise") como en sus mismas versiones en la nube (cloud), con Business By Design y HANA Cloud. SAP también provee unos productos pre-configurados con el fin de acelerar la implementación del producto, aunque es recomendable antes de adquirirlos conocer muy a fondo a la empresa (de ahí mi recomendación de saber más de la empresa). Recomiendo tener una charla con un consultor experto para tener en cuenta también estos aspectos.

    Finalmente, me voy a referir al tema de metodologías como un componente importante para acelerar el proyecto de implementación, precisamente atendiendo el "problema" que indirectamente menciona SidV en referencia a los tiempos de esto, pues con la metodología ASAP tradicional (actualmente versión 8), un proyecto de implementación SAP on-premise de ciclo completo, en muy contadas ocasiones podría ser menor a 6 meses. Por ello en combinación del producto seleccionado, se podrían utilizar las nuevas metodologías ágiles como Agile ASAP, (que he utilizado recientemente y con muy buenos resultados), para implementar un pre-configurado en sólo 4 meses.

    En conclusión, el dimensionamiento de un proyecto depende de aspectos de la empresa que implementa (tamaño, recursos, crecimiento), del producto a implementar (on-premise, cloud), de las circunstancias del proyecto en sí (alcance, costos, tiempos), de las expectativas de la gerencia (objetivos, tiempos, costos) y de la propia estrategia de implementación (big-bang, roll-out).

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  3. Después de ver buenos aportes como los de Jose Villanueva, uno va recordando que los proyectos SAP no deben verse desde un inicio como un fin, sino como un medio para alcanzar otro objetivo mas ambicioso y complejo (volvemos al tema de la complejidad). En la jerga de la consultoría se suele decir que estos son proyectos de "transformación empresarial", pues no solamente se implementa un software sino que lo que se espera es que "cambie" también la empresa y sus empleados, hacia unos objetivos previos: que los procesos sean mas eficientes, que por consiguiente algunas tareas sean mas estándar, se centralicen o descentralicen, que se utilicen mejor los recursos e inventarios, en fin la lista podría ser muy larga. Y cambiar un software es la parte fácil, porque no hay nada mas difícil que cambiar que a las personas, quienes serán precisamente quienes "usen" el software y se debe abordar el proyecto también como una "venta" del software a sus usuarios finales. Por ello se suele hablar en los proyectos de un componente, muchas veces olvidado por el protagonismo de la parte software, que es la Gestión del Cambio. Los que tienen experiencia en proyectos SAP se pueden haber dado cuenta que, por mucho esfuerzo que pongan a la implementación en sí, si el usuario final no "compra" o no usa adecuadamente el sistema, esto se puede traducir en un gran fracaso del proyecto. Y generalmente ni siquiera tienen que ver con la herramienta. Por ello, recomiendo que también se tenga en cuenta el factor de la Gestión del Cambio en su proyecto, bien sea que se provea internamente por la empresa (muchas veces el área de Talento Humano es de mucho apoyo) o se busque un asesoramiento o consultoría externos.

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