Qué es SAP DMS

Muchas de las empresas que tienen SAP ECC desconocen que tienen el módulo de SAP DMS. Es una solución cross (así se denomina a los módulos que cruzan a todos los demás módulos del ERP), y está disponible para ser utilizado.

Veamos de qué se trata este módulo, algunas preguntas frecuentes como ¿Qué es y para qué sirve un DMS?, ¿Cómo funciona el DMS?, ¿Qué ventajas tiene el contar con un DMS?, ejemplos de uso, pasos de configuración, y más información sobre esta parte de SAP PLM.

Gestión documental en SAP

Es necesario hacer una breve introducción sobre las alternativas que SAP ofrece para hacer gestión documental, por lo tanto se recomienda la lectura y comprensión de los siguientes temas:

• GOS (Generic Object Services)
• Archivelink
• DMS

Qué es SAP DMS

SAP DMS (Document Management System) es una herramienta utilizada para almacenar documentos como dibujos CAD, imágenes de materiales, etc. 

Con el sistema de gestión de documentos, los usuarios podrán ver los documentos con facilidad dentro del programa SAP.

DMS, también conocido como Sistema de Gestión Documental o Document Management, representa un software diseñado para almacenar y gestionar documentos. Este sistema abarca tanto archivos digitales como otros programas que supervisan documentos a lo largo de su ciclo de vida, desde la concepción hasta el archivado definitivo. En un sentido más amplio, se asemeja al ECM (Enterprise Content Management) o gestión de contenido empresarial, aunque este último implica funciones más amplias. La gestión de documentos se considera esencialmente una función integral dentro de los sistemas de gestión de contenido empresarial, no como un sistema autónomo.

El Significado de DMS: Un Enfoque Detallado

Document: Objeto de información en cualquier formato La "D" en DMS se refiere al término "document" y abarca objetos de información que llegan a la organización por diversos canales (correo, fax, correo electrónico, etc.) y en una amplia variedad de formatos. Estos incluyen documentos en procesador de textos y hojas de cálculo (archivos de Microsoft Word y/o Excel), correos electrónicos, gráficos, archivos de imagen (tif, png, jpg), formularios y listas (EDI, PDF, PDF/A ZUGFeRD, XML), así como dibujos técnicos (CAD) y clips de sonido, video y audio, todos destinados a ser editados y gestionados.

Management: Gestión, Edición, Administración La "M" en DMS proviene de "Management," lo que implica la gestión de documentos en diversos formatos. Las funciones de un sistema de gestión documental (DMS) posibilitan la gestión, edición y búsqueda segura de documentos en el contexto organizacional, colaborando con usuarios de diferentes áreas.

System (Sistema) – DMS como Componente Integral de un Sistema de Contenidos Empresariales o ECM DMS es esencialmente un componente integral dentro de un extenso sistema de gestión de contenidos empresariales. Al combinarse con funciones de digitalización (escaneos y capturas), archivado electrónico y optimización de procesos empresariales (flujo de trabajo), DMS facilita la transición hacia una estrategia de transformación digital en toda la organización.

Gestión de documentos con SAP DMS

En el contexto de las funciones de la aplicación central SAP ECC, la gestión de documentos es la vinculación de archivos, llamados originales, a los objetos de SAP. Los archivos originales pueden ser casi cualquier archivo electrónico, incluyendo hojas de cálculo, archivos de procesadores de texto, mapas de bits, archivos CAD, documentos escaneados, o archivos de programas, incluso programas especializados, como programas de control de planta. 

El único requisito previo es que el equipo que se utiliza para acceder al original tenga instalada alguna aplicación que pueda visualizar ó modificar el original. Esto puede incluir incluso aplicaciones de red, si se ha realizado la correspondiente configuración.

Ventajas de Implementar DMS en tu Organización

• Ahorro de Tiempo y Dinero: Experimentarás mayor rapidez y facilidad para acceder a la información desde diversas áreas de la organización, lo que se traduce en eficiencia y reducción de costos.
• Prevención de Errores: Evita la presencia de datos duplicados mediante la efectiva gestión de versiones y el uso de herramientas de check-in y check-out, garantizando la integridad de la información.
• Mayor Transparencia: Disfruta de transparencia y seguridad gracias a la trazabilidad y monitoreo detallado de cada paso en la modificación de documentos, utilizando funciones como Audit Trail y protocolización.

SAP Document Management System (DMS): Optimizando la Gestión Documental

SAP DMS se presenta como un componente integral que administra toda la documentación asociada a los objetos de SAP. Ofrece capacidad de almacenamiento tanto en el propio Content Server de SAP como en sistemas externos homologados como Opentext.

Los documentos gestionados por esta herramienta abarcan una variedad de tipos, como planos, hojas de cálculo y documentos de texto. Su principal ventaja radica en la clasificación precisa mediante metadatos, vinculándolos a instancias específicas de SAP, como Maestro de Materiales, Ubicaciones y Equipos, Maestro de Clientes, Maestro de Empleados, Clasificación y Características.

Características Destacadas de SAP DMS:

• Gestión de aprobación de documentos con diferentes estados y versiones.
• Clasificación y búsqueda de documentos según criterios propios y múltiples, como clase de documento, descripción, texto y valores de características de clasificación.
• Posibilidad de indexación de documentos para facilitar la búsqueda en el contenido anexado.
• SAP EASY DMS: una herramienta tipo explorador para la creación, modificación y visualización de documentos, con funciones drag and drop, búsqueda y organización en carpetas.
• Otras funcionalidades incluyen jerarquía de documentos, distribución, entre otras.

Almacenamiento de Documentos: Los documentos pueden ser almacenados en un repositorio tipo DMS, ubicado en la base de datos de SAP, en un Content Server externo o en carpetas a nivel de sistema de archivos u otros sistemas de almacenamiento externo. Pueden existir de forma independiente en el sistema o estar vinculados a objetos de negocio (transacciones), ofreciendo la posibilidad de ver registros info de documentos asociados en las aplicaciones previstas.

Document Information Record

A través de la utilización del Document Information Record, muchos objetos en SAP pueden tener originales vinculados y acceder a ellos. Ejemplos de objetos SAP que pueden llevar documentos vinculados son los siguientes:

• Maestro de Materiales.
• Ubicaciones y equipos
• Maestro de clientes.
• Maestro de empleados.
• Clasificación y características

Instalar SAP DMS

La instalación de SAP DMS requiere un poco de planificación sobre cómo desea hacerlo. 

Hay que analizar cosas como:

1. El número total de documentos que se almacenarán mensualmente.
2. El tamaño medio del archivo de cada documento.
3. La capacidad de su actual sistema R/3.
4. El ancho de banda actual de su red.
5. Documento de la estrategia de archivo.
6. Plan de copia de seguridad y recuperación.

Se requieren compras adicionales de hardware, especialmente si tiene una gran cantidad de documentos para almacenar.

Con esto en mente, puede decidir cómo desea hacerlo.

Usted puede hacer esto de algunas maneras:

1. Importe los documentos en el sistema SAP, a la base de datos.
2. Utilice un servidor de documentos externo.
3. Tener una PC dedicada donde todos los documentos estén almacenados.

La mayoría de las compañías que pretenden utilizar DMS optarán por la Opción 2, ya que no quieren exagerar la base de datos del ERP.

Opciones 1 requiere que configure la interfaz de conversión.

La interfaz de conversión permite a R/3 encubrir automáticamente sus archivos e importarlos a la base de datos.

Cómo trabaja SAP DMS

Aquí está un ejemplo simple de almacenar documentos en sus PCs, sólo para tener una idea de cómo funciona el SAP DMS: 

Para aquellos que usan Citrix, debe establecer esto en el servidor Citrix donde se encuentra la GUI de SAP.

• Configurar SM30 - V_TDWE_C1
• Ponga este comando en su autoexec.bat
• SET HOSTNAME = PC1234
• Reinicie su PC.
• Puede crear / administrar sus documentos en el código de transacción CV01N / CV02N

Asignar documentos

Asignación de documentos a un registro maestro de materiales

Acceda a un registro maestro de materiales en el modo Crear o Cambiar y seleccione Datos básicos.

• Para crear vínculos a documentos, seleccione Datos adicionales -> Datos del documento.
• Aparece el cuadro de diálogo Vincular a documentos.
• Asigne uno o más documentos al material.
• Si no sabe cuál es el número del documento, puede buscarlo utilizando la ayuda de búsqueda o eligiendo Buscar documento.

Al asignar un documento a un material, tiene las siguientes opciones:

1. Visualización del documento seleccionándolo en el cuadro de diálogo Vincular a documentos.
2. Visualización de los originales del documento colocando el cursor en el documento y seleccionando Mostrar originales en el cuadro de diálogo Vincular a documentos.

Para volver a la pantalla Datos básicos, seleccione Continuar.

Guarde sus datos.

SAP Easy DMS

Es una herramienta para Windows tipo explorador que nos permite crear, modificar y visualizar los documentos, clasificarlos, anexar a objetos SAP, etc. Incluye funciones drag and drop, búsqueda de documentos y la posibilidad de ordenar los documentos en carpetas.

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Más información

• Conceptos de SAP en español
• Document Management (h_tps://help.sap.com/erp2005_ehp_04/helpdata/en/6e/17b853ff98b44ce10000000a174cb4/frameset.htm)

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