Especificación Funcional - El "para qué" en SAP

Hola, ¿con la mesa de soporte de sistemas? Quiero.... necesitamos..... no funciona.... 

Pero... ¿Por qué pedimos las cosas sin justificar? Es aquí cuando entra un concepto crítico que reviste de una importancia que pocas personas terminan de comprender. La especificación funcional. Esto abarca cualquier ámbito de los sistemas ERP, abarcando plataformas como SAP ECC, HANA, S/4HANA y Business One.

Esto es, básicamente, justificar POR QUÉ quieres algo en el sistema (por qué y para qué). En mi larga experiencia con SAP, me canso de ver usuarios que solicitan cosas: quiero que el campo esté bloqueado, quiero que sea obligatorio, quiero que valide el formato, quiero que haga magia... pero no ponen por qué. Ni para qué. Y es una constante en todas las empresas, industrias, ramas y ámbitos laborales. Pedimos cosas porque nos gusta pedirlas... ¿no?

Bueno, una parte crítica de la especificación funcional, que tiene un nombre propio dentro del análisis de requerimientos y diseño de soluciones ERP: se conoce comúnmente como "justificación del requerimiento" o también como "rationale del requerimiento".

En muchas metodologías de desarrollo (por ejemplo, en marcos como UML, BPMN o metodologías de SAP como ASAP o Activate), este elemento se documenta para brindar detalle a lo que se pide.

Justificación del requerimiento (o racional)

Es la parte donde la persona solicitante (ya sea usuario clave, analista de negocio o gerente de área) debe explicar por qué se necesita ese desarrollo/modificación y cuál es el objetivo de negocio que persigue. Esta sección no es técnica, sino estratégica o funcional, y busca conectar el requerimiento con una necesidad real del negocio, como:

• Reducir tiempos de procesamiento

• Aumentar la trazabilidad

• Cumplir con una regulación

• Mejorar la experiencia de usuario

• Automatizar tareas manuales

¿Por qué es tan importante este ítem?

Porque evita que se desarrollen soluciones solo porque "el usuario lo quiere así". Obliga a que cada solicitud esté respaldada por un análisis real de impacto y necesidad. En SAP, esto se ve muchas veces en los formularios de solicitud de cambios (Change Request) donde el usuario funcional debe completar este apartado antes de que el desarrollo pase a manos técnicas.

¿Qué es una especificación funcional?

Imagine estas especificaciones como un manual de instrucciones meticulosamente detallado que articula precisamente cómo un programa de computadora debe operar para impulsar y mejorar las operaciones de una empresa.

Para ilustrar mejor, considere un escenario en el que una empresa busca implementar un programa diseñado para la gestión integral de sus inventarios. En tal caso, la especificación funcional serviría como guía, delineando cada paso que el programa debe seguir para llevar a cabo esta tarea de manera efectiva, desde el registro inicial de nuevos productos hasta la generación de informes de stock exhaustivos y perspicaces.

La elaboración de especificaciones funcionales sólidas y bien definidas es de suma importancia, ya que garantiza que todos los individuos involucrados en el proyecto, desde aquellos que poseen un conocimiento profundo de las necesidades comerciales hasta los programadores responsables de la codificación, compartan una comprensión unificada y coherente de los objetivos y requisitos del proyecto. Visualice el proceso de construcción de una casa: se requiere un plano detallado para que el arquitecto, el constructor y el electricista comprendan claramente sus roles respectivos y cómo deben ejecutar sus tareas.

¿Para qué sirve la especificación funcional?

Del mismo modo, una especificación funcional bien ejecutada mitiga confusiones, minimiza errores costosos y garantiza que el resultado final se alinee precisamente con las necesidades y expectativas de la empresa.

Además, al definir explícitamente la forma en que el sistema debe funcionar, obtenemos la capacidad de identificar posibles problemas y desafíos incluso antes de que comience la fase de programación. Este enfoque proactivo es similar a la revisión exhaustiva de los planos de una casa antes de colocar los cimientos. Al identificar y rectificar cualquier error o inconsistencia en la etapa de planificación, podemos ahorrar tiempo, recursos financieros y esfuerzo en comparación con el descubrimiento de tales problemas después de que la construcción ya esté en marcha.

¿Vas a pedir algo?

Asegúrate de que tu solicitud responda a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo principal de lo que pides? (Para qué lo pides!?)
• ¿Para qué te serviría lo que estás solicitando en tu día a día?
• ¿Cuál es el proceso actual y qué problema presenta?
• ¿Quiénes son los usuarios involucrados?
• ¿En qué transacción, pantalla y/o reporte se debe aplicar el cambio?
• ¿Qué datos deben visualizarse, ingresarse y modificarse?
• ¿Qué validaciones o reglas del negocio deben aplicarse?
• ¿Qué salida se espera?
• ¿Hay procesos relacionados o integraciones que puedan verse afectados?

Para terminar... 

Invertir tiempo y dedicación en la creación de especificaciones funcionales detalladas es esencial para garantizar el éxito de los proyectos dentro de los sistemas ERP. Estas especificaciones sirven como base para alinear la tecnología que estamos desarrollando con las metas estratégicas de la empresa, satisfaciendo al mismo tiempo las necesidades específicas de sus empleados y partes interesadas. En el entorno empresarial actual, donde los proyectos de ERP son intrincados y demandan precisión, las especificaciones funcionales actúan como una herramienta indispensable para lograr resultados óptimos.

Espero sinceramente que esta explicación ampliada arroje luz sobre la importancia intrínseca de este proceso. Si tiene alguna pregunta adicional o requiere más información, no dude en comentarlo aquí en este artículo de Consultoría SAP.