Guía VeriFactu para SAP

Cómo configurar B1 para VeriFactu

Pude averiguar varias cosas sobre cómo se está configurando VeriFactu en SAP Business One (B1) y qué necesitarías revisar/hacer. No encontré aún una guía oficial completa paso a paso (o al menos pública) pero sí hay fragmentos que permiten armarse una idea bastante precisa. En Consultoria-SAP te lo resumo para que sepas por dónde arrancar.

Artículo relacionado: VeriFactu en SAP Business One | Consultoría SAP

SAP Business One

Lo que se sabe sobre la configuración de VeriFactu en SAP B1

1. Versión mínima requerida

   • SAP Business One versión 10 SP2505 incluye ya funcionalidades para cumplir con los requerimientos legales de VeriFactu.

2. Módulos / componentes implicados

   • Documento electrónicos (Electronic Documents) dentro del sistema.

   • Servicio de documentos electrónicos en el SLD (Service Layer / System Landscape Directory) de B1. (Ayuda SAP)

   • Certificado digital emitido por la AEAT (o válido para ese propósito), para firmar las facturas / documentos. (Ayuda SAP)

   • The “Electronic File Manager” u otros componentes para gestionar los archivos electrónicos.

3. Parámetros a configurar

   Algunas de las configuraciones que deben hacerse:

   • Activar dentro de la parametrización de documentos la sección de VeriFactu. Hay una pestaña o sección nueva “Veri-Factu” en los documentos electrónicos.

   • Definir los grupos de impuestos correctos, datos maestros del interlocutor comercial (IC), los datos fiscales de la empresa (sociedad) tal como exige la AEAT, etc.

   • Importar el certificado digital de empresa provisto por la AEAT. (Ayuda SAP)

   • Configurar el servicio de conexión / “servicio de documentos electrónicos”, posiblemente habilitando un conector/servicio web para emitir / enviar / validar documentos según lo que exige el reglamento. (Ayuda SAP)

   • Crear numeraciones o series digitales específicas: los documentos relevantes para VeriFactu deben tener serie digital homologada, numeración que respalde la trazabilidad, etc.

   • Modificar los modelos de impresión (reportes, facturas) para incluir el código QR que provee el sistema, huella/hash, etc.

4. Activación en la base de datos / SLD

   • Hay que activar ciertas funcionalidades en el SLD → por ejemplo el conector “ConnectorXML-1 (EIS)” u otros servicios del Electronic Documents Service Dashboard. (Ayuda SAP)

   • Asegurarse de que todos los componentes del sistema de facturación digital estén correctamente instalados / habilitados, incluyendo lo que permite conectar con AEAT, generar los hashes, etc. (Ayuda SAP)

Retos y puntos a tener en cuenta en Business One

• Puede que tu B1 esté en una versión anterior o que falten componentes, por lo que tendrás que actualizar.

• Adaptar los reportes de impresión puede requerir desarrollo (modificar Crystal Reports o formatos equivalentes).

• Verificar la validez del certificado digital, autoridad emisora, formato exigido por la ley.

• Probar bien con ejemplos reales, para asegurarte de que la huella/hash, QR, metadatos fiscales están correctos según lo que pide la normativa.

• Coordinar con el partner de SAP que te da soporte local, porque suele haber módulos específicos de localización España / partners que ya tienen experiencia adaptando VeriFactu.

SAP S4Hana

Se han habilitado las capacidades de cumplimiento para documentos e informes correspondientes a su país o región, tal como se indica en los requisitos de verificación de estas funcionalidades.

Tratamiento de documentos electrónicos en SAP S4Hana Cloud

En numerosos países, los documentos de tipo transaccional deben generarse y compartirse de forma electrónica entre las partes comerciales. Es posible crear y gestionar facturas mediante la aplicación Cockpit de eDocument o la opción de gestión de documentos electrónicos.

Es necesario establecer la comunicación con sistemas externos para llevar a cabo el proceso completo junto con los socios de negocio.

Introducción a los documentos electrónicos a través de VERI*FACTU

En el territorio español, es obligatorio remitir los documentos de facturación vinculados a Contabilidad Financiera (FI) y Ventas (SD) a la Agencia Tributaria mediante un sistema verificable de emisión de facturas (VERI*FACTU).

El flujo completo para el envío de facturas electrónicas a las autoridades fiscales exige, en primer lugar, la correcta configuración del sistema para generar el documento electrónico y, posteriormente, su integración con el servicio encargado de transmitirlo. Una vez que todo está preparado, cada vez que se registra una factura en la aplicación de origen, el sistema realiza automáticamente el envío de las facturas electrónicas al receptor correspondiente. Puede revisar el proceso completo en: Envío de facturas electrónicas de clientes mediante SAP Document and Reporting Compliance, versión cloud.

Requisitos previos

• Es necesario haber completado todas las parametrizaciones iniciales y las asignaciones de valores para asegurar el correcto funcionamiento del proceso. Consulte Opciones de configuración para usuarios clave

• Para poder generar documentos electrónicos, debe actualizar el número de identificación de sus socios comerciales dentro de los datos maestros. Consulte Datos maestros de interlocutores comerciales

• Se debe haber registrado previamente una factura en la aplicación de origen, lo que genera automáticamente un documento electrónico en el sistema

• Las facturas electrónicas individuales deben haberse agrupado en una lista utilizando el modelo Veri*Factu España mediante la opción Crear y enviar listas de eDocuments desde la aplicación Programar jobs para el procesamiento de eDocuments: España. Consulte Crear y enviar listas de eDocuments

Procedimiento

• Acceda a la aplicación Cockpit de eDocument o a la opción Gestionar documentos electrónicos.

• Diríjase al flujo de Listas Veri*Factu, seleccione una o varias listas de eDocuments y pulse Enviar.

• Para cada lista elegida, el sistema genera un archivo XML con el formato establecido y lo envía al punto de acceso del receptor. Posteriormente, dicho punto de acceso transmite el XML al destinatario final y devuelve una respuesta de actualización al cockpit o a la aplicación.

• Como opción alternativa, puede remitir la lista directamente desde la aplicación Programar jobs para el procesamiento de eDocument: España utilizando el modelo Veri*Factu España: Crear y enviar lista de eDocuments.

• Consulte el estado de los documentos electrónicos individuales dentro del proceso Documentos Veri*Factu. También es posible ajustar los estados de aquellos documentos que hayan sido rechazados o aceptados con incidencias por la autoridad fiscal para proceder a su reenvío.

• En caso de que falle la actualización automática del estado, obtenga manualmente la información más reciente seleccionando la factura electrónica y activando la opción Obtener estado de servicio.

Puedes continuar la guía oficial en SAP S4Hana Cloud para España, aquí en el sitio oficial de SAP: SAP Help: Documentos electrónicos mediante VERI*FACTU

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