Qué es SAP GOS

Cuando hablamos de SAP DMS mencionamos otras alternativas.

Hoy nos toca hablar de los servicios para objeto que ofrece SAP.

Gestión documental en SAP

Antes de entrar de lleno en SAP GOS, es necesario hacer una breve introducción sobre las alternativas que SAP ofrece para hacer gestión documental:

• GOS (Generic Object Services)
• Archivelink
• DMS

Qué es SAP GOS

Las siglas GOS responden a "Generic Object Services" y nos ofrece funciones como añadir documentos en los objetos (siempre que este disponible el correspondiente icono en la aplicacion donde estemos, tal y como vemos en la imagen siguiente). 

Nos permite otras opciones como añadir links a los objetos, notas, añadir a lista de favoritos o seguimiento sobre las modificaciones (a traves del Sapoffice, que es la mensajeria interna en Sap). 

Instalación SAP GOS

El GOS no requiere una parametrización específica, aunque permite cierta personalización. 

Desventajas 

Tiene dos grandes inconvenientes: 

• no hay un herramienta de búsqueda para los anexos 
• por defecto los archivos se almacen en la misma base de datos de SAP (lo que nos puede ocasionar graves problemas de ocupación o rendimiento si se usa de forma masiva). 

Este ultimo inconveniente se puede solucionar a través de la nota SAP 530792, pero con efectos colaterales sobre el Sap Office.

Uso de SAP GOS

El uso dentro del programa SAP es muy intuitivo, hacemos clic sobre el botón GOS (que indiqué en la captura de pantalla), y aparecen las opciones a utilizar.

Se podrá añadir los documentos que el usuario desee. Y consultar una lista de anexos si ya ha incluido documentos sobre el objeto.

Configuración de SAP GOS

Vía SM31, podemos acceder a las siguientes vistas:

• SGOSATTR
• SGOSCUST
• SGOSSUB

Vista SGOSATTR

Se configuran las opciones disponibles en el gos (incluso podríamos añadir nuevas opciones con la correspondiente programación). En esta tabla se configuran las opciones disponibles, su jerarquía, el icono correspondiente a cada opción y la clase que se utiliza para su gestión.

Vista SGOSCUST

Permite habilitar/deshabilitar servicios. Por ejemplo, se puede deshabilitar la opción de crear anexos.

Vista SGOSSUB

Permite configurar la funcionalidad de las subscripciones a la modificación de objetos. Para el objeto deseado (por ejemplo, BUS2012 para el pedido de compra), según el evento producido en el objeto (modificación, liberación, etc), se puede indicar si la suscripción está disponible y que texto se enviara a los usuarios subscritos al objeto. Se puede crear textos con variables que se referirán al objeto en tratamiento (ver ejemplo texto SGBT_DEF_SUB, transacción SE61).

Crear GOS desde pedido de ventas

Para que esté disponible el botón de anexos a objetos en la transacción de pedidos de ventas, es necesario agregar el parámetro de usuario: SD_SWU_ACTIVE con una "X".

Este parámetro SD_SWU_ACTIVE será el responsable de activar el cuadro de Workflow para las transacciones VA02 y VA03.

Pregunta Frecuente sobre GOS

GOS Generic Object Services - Hola a todos, me interesaría utilizar la funcionalidad de anexar documentos mediante GOS a los objetos de SAP, pero no se como puedo organizar o consultar todos los anexos que voy creando. ¿Existe alguna transacción para este propósito?

Respuesta SAP

Lo solucionas con la transacción OAGR o la OAOR

Fuentes y Más información

• Gestión documental en SapTricks
• SAP Note 530792 - Storing documents in the generic object services
• Programa ABAP: Anexos en masa en "Servicios para objeto"

Otros artículos SAP de tu interés