Qué es SAP DMS

Muchas de las empresas que tienen SAP ECC desconocen que tienen el módulo de SAP DMS. Es una solución cross (así se denomina a los módulos que cruzan a todos los demás módulos del ERP), y está disponible para ser utilizado.

Veamos de qué se trata este módulo, ejemplos de uso, pasos de configuración, y más información sobre esta parte de SAP PLM.

Gestión documental en SAP

Antes de entrar de lleno en SAP DMS, es necesario hacer una breve introducción sobre las alternativas que SAP ofrece para hacer gestión documental:

• GOS (Generic Object Services)
• Archivelink
• DMS

Qué es SAP DMS

SAP DMS (Document Management System) es una herramienta utilizada para almacenar documentos como dibujos CAD, imágenes de materiales, etc. 

Con el sistema de gestión de documentos, los usuarios podrán ver los documentos con facilidad dentro del programa SAP.

Gestión de documentos con SAP DMS

En el contexto de las funciones de la aplicación central SAP ECC, la gestión de documentos es la vinculación de archivos, llamados originales, a los objetos de SAP. Los archivos originales pueden ser casi cualquier archivo electrónico, incluyendo hojas de cálculo, archivos de procesadores de texto, mapas de bits, archivos CAD, documentos escaneados, o archivos de programas, incluso programas especializados, como programas de control de planta. 

El único requisito previo es que el equipo que se utiliza para acceder al original tenga instalada alguna aplicación que pueda visualizar ó modificar el original. Esto puede incluir incluso aplicaciones de red, si se ha realizado la correspondiente configuración.

Document Information Record

A través de la utilización del Document Information Record, muchos objetos en SAP pueden tener originales vinculados y acceder a ellos. Ejemplos de objetos SAP que pueden llevar documentos vinculados son los siguientes:

• Maestro de Materiales.
• Ubicaciones y equipos
• Maestro de clientes.
• Maestro de empleados.
• Clasificación y características

Instalar SAP DMS

La instalación de SAP DMS requiere un poco de planificación sobre cómo desea hacerlo. 

Hay que analizar cosas como:

1. El número total de documentos que se almacenarán mensualmente.
2. El tamaño medio del archivo de cada documento.
3. La capacidad de su actual sistema R/3.
4. El ancho de banda actual de su red.
5. Documento de la estrategia de archivo.
6. Plan de copia de seguridad y recuperación.

Se requieren compras adicionales de hardware, especialmente si tiene una gran cantidad de documentos para almacenar.

Con esto en mente, puede decidir cómo desea hacerlo.

Usted puede hacer esto de algunas maneras:

1. Importe los documentos en el sistema SAP, a la base de datos.
2. Utilice un servidor de documentos externo.
3. Tener una PC dedicada donde todos los documentos estén almacenados.

La mayoría de las compañías que pretenden utilizar DMS optarán por la Opción 2, ya que no quieren exagerar la base de datos del ERP.

Opciones 1 requiere que configure la interfaz de conversión.

La interfaz de conversión permite a R/3 encubrir automáticamente sus archivos e importarlos a la base de datos.

Cómo trabaja SAP DMS

Aquí está un ejemplo simple de almacenar documentos en sus PCs, sólo para tener una idea de cómo funciona el SAP DMS: 

Para aquellos que usan Citrix, debe establecer esto en el servidor Citrix donde se encuentra la GUI de SAP.

• Configurar SM30 - V_TDWE_C1
• Ponga este comando en su autoexec.bat
• SET HOSTNAME = PC1234
• Reinicie su PC.
• Puede crear / administrar sus documentos en el código de transacción CV01N / CV02N

Asignar documentos

Asignación de documentos a un registro maestro de materiales

Acceda a un registro maestro de materiales en el modo Crear o Cambiar y seleccione Datos básicos.

• Para crear vínculos a documentos, seleccione Datos adicionales -> Datos del documento.
• Aparece el cuadro de diálogo Vincular a documentos.
• Asigne uno o más documentos al material.
• Si no sabe cuál es el número del documento, puede buscarlo utilizando la ayuda de búsqueda o eligiendo Buscar documento.

Al asignar un documento a un material, tiene las siguientes opciones:

1. Visualización del documento seleccionándolo en el cuadro de diálogo Vincular a documentos.
2. Visualización de los originales del documento colocando el cursor en el documento y seleccionando Mostrar originales en el cuadro de diálogo Vincular a documentos.

Para volver a la pantalla Datos básicos, seleccione Continuar.

Guarde sus datos.

SAP Easy DMS

Es una herramienta para Windows tipo explorador que nos permite crear, modificar y visualizar los documentos, clasificarlos, anexar a objetos SAP, etc. Incluye funciones drag and drop, búsqueda de documentos y la posibilidad de ordenar los documentos en carpetas.

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Más información

• Conceptos de SAP en español
• Completísimo artículo sobre SAP DMS
• Document Management (h_tps://help.sap.com/erp2005_ehp_04/helpdata/en/6e/17b853ff98b44ce10000000a174cb4/frameset.htm)

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