Devolución al proveedor en SAP S/4HANA

(Enfoque integrado en SAP Material Management – MM dentro del proceso Procure-to-Pay)

La devolución al proveedor de un material registrado en un período anterior es una de las operaciones más sensibles dentro de SAP Material Management (MM), especialmente en entornos donde el inventario, la contabilidad y la gestión de proveedores deben mantenerse completamente alineados.

Este artículo te enseñará cómo gestionar de punta a punta una devolución al proveedor en SAP S/4HANA, qué documentos intervienen, cómo afecta al inventario y a Finanzas (FI), y cuáles son las mejores prácticas para evitar inconsistencias o bloqueos de cierre contable.

Si trabajas en Procure-to-Pay (P2P), en gestión de inventarios o en compras, este recurso te dará una visión sólida y práctica basada en experiencia real de proyectos S/4HANA.

Conceptos clave

¿Qué es una devolución al proveedor en SAP S/4HANA?

Es el proceso mediante el cual un material previamente recibido mediante un ingreso de mercancías (Movement Type 101) se devuelve total o parcialmente al proveedor usando movimientos inversos como 122 (Return Delivery) o 161 (Vendor Return to Supplier via Return Purchase Order) según el escenario.

¿Por qué es crítico cuando el ingreso ocurrió en un mes anterior?

Porque afecta directamente a:

• Inventario valorado: el sistema debe ajustar el stock y su valoración.
• Contabilidad FI: el costo del inventario del mes anterior ya fue cerrado y reportado.
• Cuentas por pagar (AP): puede existir una factura contabilizada o incluso pagada.
• Reconciliación MM-FI: errores aquí generan descuadres (differences) en la transacción MR11 y en reportes de inventario.

Elementos que intervienen en el proceso

• Pedido de compra (PO)
• Ingreso de mercancías (GR)
• Factura (IR - Invoice Receipt) si ya fue contabilizada
• Stock disponible / bloqueado
• Movimiento de devolución (122, 161, 124, etc.)
• Flujo integrado MM–FI–CO

Simplifications de SAP S/4HANA

En S/4HANA:

• La valoración de inventario usa tablas MATDOC y no MKPF/MSEG (simplificación importante).
• La gestión de inventarios es más transparente y permite análisis más rápidos.
• Los procesos de devolución están completamente integrados en Fiori Apps como Manage Purchase Orders, Post Goods Movement, Monitor Material Documents.

Flujo del proceso paso a paso en SAP S/4HANA

A continuación se detalla el proceso completo para devolver un material recibido en un mes anterior. Incluyo consideraciones de escenarios reales.

Verificar situación actual del documento

1. Revisar el documento origen

• Pedido de compra: cantidades pedidas, entregadas y facturadas.
• Ingreso de mercancías: verificar fecha, lote, almacén y valoración.
• Factura: confirmar si fue contabilizada, dada de baja o compensada.

Transacciones útiles

• ME23N → Consulta de PO
• MB03 / MIGO Display → Documento de material
• FBL1N o Manage Supplier Line Items → Facturas relacionadas

Si la factura está contabilizada, la devolución generará automáticamente una solicitud de nota de crédito o requerirá reversar la factura primero, según política de la empresa.

Determinar el movimiento de inventario adecuado

SAP ofrece varios métodos para devolución, pero los más usados son:

Escenario	Movimiento	Descripción
Devolución directa del GR	122	Retorno al proveedor basado en el documento 101
Devolución a partir de un PO con retorno	161	Movimiento asociado a un PO de devolución
Cancelación del GR	102	Solo si quieres anular el ingreso del GR (no recomendable si es otro período)

¿Por qué evitar la cancelación 102 en un período cerrado?

• Porque no está permitido por FI modificar documentos de inventario de períodos cerrados.
• Genera inconsistencias contables.
• La opción correcta es realizar devolución 122 con fecha del período abierto.

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Crear devolución al proveedor (Mov. 122)

Paso 1: Identificar el GR a devolver

En MIGO, selecciona:

• Tipo: Return Delivery
• Ref.: Material Document
• Movimiento: 122

El sistema copiará automáticamente la valoración, precio y datos del material original.

Paso 2: Elegir la cantidad a devolver

Puedes devolver parcial o total.

Paso 3: Fecha de contabilización

Esta es la parte crítica:

• Debe ser una fecha en un período abierto.
• En S/4HANA el sistema actualiza MATDOC con la nueva fecha contable, sin modificar el mes anterior.

Paso 4: Guardar

Se genera un nuevo documento de material que reduce el inventario.

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Impacto en Finanzas (FI)

Al contabilizar la devolución 122, el sistema realiza:

• Crédito a Inventario
• Débito a GR/IR o Proveedor, según estado de la factura

Casos

Caso A: No había factura contabilizada

FI genera un asiento contra GR/IR.
La factura posterior ya no podrá registrarse porque la cantidad queda ajustada.

Caso B: Había factura contabilizada

SAP genera nota de crédito automáticamente en MIRO, o la deja como pendiente según parametrización.

Caso C: La factura ya fue pagada

En este caso:

• Se registra la devolución como usual.
• La nota de crédito queda en FI, pendiente de compensar con próximas facturas o pagos al proveedor.
• Necesita intervención del equipo AP.

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Flujo documentario final en S/4HANA

• 1. PO → 2. GR 101 → 3. IR (si existe) → 4. Return Delivery 122 → 5. Nota de crédito FI
  Este flujo puede visualizarse en ME23N > Document Flow.

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Ejemplos prácticos y casos reales

Caso 1: Devolución parcial por defecto de calidad detectado fuera de mes

Una empresa automotriz encuentra fallas en componentes luego de un mes.
Acciones:

• Se crea devolución 122 por cantidad dañada.
• Se genera nota de crédito automática.
• El proveedor envía reemplazo → Se registra PO adicional.

Lección: nunca usar 102, pues altera períodos anteriores.

Caso 2: El proveedor ya fue pagado

En una empresa de consumo masivo:

• La factura ya fue pagada en el mes anterior.
• Se registra devolución 122.
• La nota de crédito queda pendiente para compensar futuro pago.

Riesgo: si no se compensa, el proveedor queda con saldo negativo que puede generar reclamos.

Caso 3: Inventario comprometido en órdenes de producción

Material ya asignado a órdenes de producción.

• Antes de devolver, debe retirarse de reservas (262/261).
• Luego registrar devolución.

Buena práctica: siempre verificar stock en MMBE y Manage Stock antes de devolver.

Errores frecuentes y buenas prácticas

Errores frecuentes

Error 1: Intentar reversar GR con 102 en un período cerrado

Consecuencia: inconsistencia contable y rechazo del sistema.

Error 2: No revisar facturas asociadas

Provoca diferencias GR/IR y reportes desbalanceados.

Error 3: No controlar stock comprometido

Genera errores de inventario o bloqueos en órdenes de producción.

Error 4: Registrar devoluciones con fechas incorrectas

Puede causar reportes distorsionados por ajustes tardíos.

Error 5: No informar a Proveedor/Compras

La devolución física debe coincidir con lo registrado en SAP.

Buenas prácticas

• Verificar GR/IR antes de devolver (Fiori: GR/IR Reconciliation).
• Usar fecha del período abierto para devoluciones.
• Mantener comunicación con FI y Compras para asegurar coherencia contable y contractual.
• Registrar siempre la causa de devolución (QM, defectos, calidad, pedido incorrecto).
• Crear PO de devolución (161) cuando la política de compras lo requiera.
• Monitorear impacto en inventario valorizado, especialmente en costos estándar.

Caso Real

Imaginá este escenario: recibís un toner nuevo, lo entregás al usuario final, y justo cuando lo van a usar… está defectuoso. Hasta acá, todo parece una historia común dentro de un proceso logístico de cualquier empresa que trabaja con SAP. Pero lo que viene después es un enredo técnico que muchos consultores y usuarios conocen bien: ¿cómo hacés para devolver un material defectuoso cuando ya pasaron semanas desde la entrada, el consumo y la factura?

Eso fue exactamente lo que le pasó a Julio Jimenez, quien compartió su caso real con la comunidad SAP. Lo que parecía una simple devolución al proveedor terminó abriendo un debate lleno de detalles sobre documentos logísticos, movimientos contables, transacciones como MIGO, FB50, MIRO, y los típicos dolores de cabeza cuando el periodo fiscal ya cerró.

Más información sobre el Caso real: errores y soluciones al devolver un material en SAP

 

FAQ – Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo devolver un material en SAP si el ingreso fue hace varios meses?

Sí. Solo debes usar movimiento 122 o 161, evitando reversar el GR anterior con 102.

2. ¿Qué pasa si ya existe factura?

SAP creará nota de crédito o pedirá reversar la factura según configuración.

3. ¿Qué pasa si el período del GR original está cerrado?

Nada especial: la devolución se contabiliza en el período actual sin tocar el mes anterior.

4. ¿Puedo devolver un material ya usado parcialmente?

No directamente. Primero debes descargarlo del proceso en el que esté comprometido (orden de producción, reserva, etc.).

5. ¿Qué documento FI se genera en una devolución?

Un asiento que reduce inventario y crea obligación de crédito al proveedor o ajuste GR/IR.

Conclusión

La devolución al proveedor de un material ingresado en un mes anterior dentro de SAP Material Management (MM) en S/4HANA es un proceso crítico para mantener la integridad de inventarios y finanzas.

El enfoque siempre debe ser:

• No modificar períodos cerrados.
• Usar los movimientos de devolución correctos (122/161).
• Revisar previamente facturas, stock disponible y reservas.
• Entender el impacto FI-MM para evitar descuadres.

Si aplicas las buenas prácticas mencionadas, lograrás un proceso estable, transparente y 100% alineado con la arquitectura de S/4HANA.

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