Gestión de autorizaciones a través de la estructura organizativa en SAP HR
Con esta autorización se limita la rama de la estructura organizativa a la cual pueden acceder los usuarios.
Es una autorización standard de SAP que por defecto asigna a todos los usuarios la rama principal de la estructura organizativa activa.
Para refinar estas autorizaciones, hay que seguir dos pasos:
1.- Definir perfiles estructurales (ramas de la estructura organizativa y tipos de objetos)
2.- Asignar perfiles estructurales a los usuarios.
Estas actividades se pueden ejecutar en la SPRO en la rama “Gestión de personal – Gestión de personal – Herramientas – Gestión de autorizaciones – Autorizaciones estructurales de la gestión de organización” . El funcionamiento en detalle se explica en el manual de SAP HR940 – Authorizations in HR – Unidad 7.
Definir perfiles estructurales
Esta actividad se corresponde a la transacción OOSP.
Se entiende como perfil un grupo de ramas de la estructura organizativa que se podrán asignar después a los usuarios.
Por defecto, existe un perfil “ALL” que se refiere a la rama principal de la estructura organizativa y es el que se asigna por defecto a los usuarios. Es decir, por defecto, los usuarios tienen acceso a la rama principal de la estructura organizativa.
Si queremos filtrar las ramas a las que pueden acceder los usuarios, tenemos que crear perfiles propios definiendo las ramas a las que pueden acceder.
Asignar autorizaciones estructurales
Esta actividad se corresponde a la transacción OOSB.
En esta actividad se asignan los usuarios a los perfiles que se hayan creado.
Hay una entrada standard SAP* a la cual se le aplica el perfil ALL. Esta entrada es la que hace que si un usuario no tiene un perfil concreto asociado, se le aplica este y tiene visibilidad completa de la estructura organizativa.
En esta tabla hay que indicar:
- Usuario
- Perfil asociado
- Fecha de inicio para aplicar el perfil
- Fecha de fin para aplicar el perfil
- Exclusión ( para hacer autorizaciones inversas )
También se dispone de un botón de “Visualizar objetos” con el que podemos validar el nivel de visibilidad de un usuario con un perfil asociado.
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Gestion Autorizaciones HR
Ampliar ayuda para MatchCode
En muchas ocasiones, las ayudas de busqueda estandar de Sap (Matchcode), a las que accedemos como ayuda para completar los valores de los campos pulsando la tecla de función F4, son insuficientes para nuestras necesidades o no tienen en cuenta cosas tan obvias como no incluir registros que tienen peticiones de borrado.
Para estas ocasiones, tenemos la posibilidad de definir nuestras propias ayudas de búsqueda (Z) e incluirlas como una ayuda adicional en las ayudas estandar. Las ayudas estandar suelen ser ayudas complejas que incluyen varias ayudas simples, que podemos ir seleccionando según nuestras necesidades (en la imagen, podeís ver las ayudas de búsqueda disponibles cuando estamos dando de alta datos maestros de cliente a través de la transacción XD01).
Como ejemplos de ayudas de búsqueda que habitualmente se van a tener que definir en el sistema, tenemos:
- Administración de personal: búsqueda por el segundo apellido, ya que es muy frecuente empleados con los mismos apellidos, y este tipo de búsqueda no esta incluido en el estandar.
- Datos maestros: ayudas de búsqueda que excluyan registros con petición de borrado. Esto puede aplicar a proveedores, clientes, materiales, etc.
- Busqueda por otros criterios: en muchas ocasiones nos puede interesar buscar por otros criterios que no son estandar, campos de cliente u otros campos estandar que andan perdidos en los datos maestros pero por los que nos interesa realizar búsquedas.
- Ayudas personalizadas: también podremos incluir ayudas que ataquen a tablas Z o a vistas de datos estandar y tablas de cliente. Por ejemplo, en un sistema con control de imputaciones por cuentas contables, incluir una ayuda de búsqueda que nos indique, por cuenta contable, donde podemos imputar (tirando de tablas de cliente).
Agregar texto en el logon de SAP
Me pareció interesantísimo el artículo para la consultoría SAP en general, saber como modificar el log-on de SAP. Creo que es importante para dejarle información de contacto (tal como voy a pasar a explicar) en la pantalla de acceso de todos los usuarios finales de SAP en la empresa.
Yo recomiendo que lean atentamente nuestro tutorial, y después accedan al sistema (recomiendo en ingles), para hacer los cambios.
Paso por paso tenemos que hacer lo siguiente:
1. Entrar a SAP.
2. Ejecutar la transacción SE61.
Cambiar la siguiente configuración:
3. Aquí tenemos que agregar la información que queremos que aparezca:
4. Hacemos “CTRL+S” y Activamos con “CTRL+F12” cuando hayamos terminado.
5. Salimos de SAP (cerramos todo, podemos usar “/nex” y darle enter)
Cuando volvamos a querer loguearnos en SAP, veremos la información que pusimos así:
Y eso es todo.
Espero que sepan aprovecharlo.
Saludos, ^Osw.
Yo recomiendo que lean atentamente nuestro tutorial, y después accedan al sistema (recomiendo en ingles), para hacer los cambios.
Paso por paso tenemos que hacer lo siguiente:
1. Entrar a SAP.
2. Ejecutar la transacción SE61.
Cambiar la siguiente configuración:
- En “Document Class” ponemos “Generat Text”
- El “Language” lo podemos cambiar, o no. Yo dejo English.
- En “Name” ponemos ZLOGIN_SCREEN_INFO
3. Aquí tenemos que agregar la información que queremos que aparezca:
4. Hacemos “CTRL+S” y Activamos con “CTRL+F12” cuando hayamos terminado.
5. Salimos de SAP (cerramos todo, podemos usar “/nex” y darle enter)
Cuando volvamos a querer loguearnos en SAP, veremos la información que pusimos así:
Y eso es todo.
Espero que sepan aprovecharlo.
Saludos, ^Osw.
Imágenes y fuente de: FreeSapTutorial
How to Send a System Message
Imagine that you’re working configuring a certain SAP module, touching several tables and configuration spots. Sometimes it might happen that someone else is maintaining the same table that you need access. This standard Function Module could be useful in these cases, since you might not know an alternative way to contact the user locking the table or other SAP object. Since the system will display who is locking the table, you will know for whom to send the message.
Here’s how it goes.
<!--more>
Fill in the following input parameters:
- CLIENT: the system client on which you’re working on. If you don’t know this, take a look at the lower right status bar;
- USER: the user for which you want the message to be delivered;
- MESSAGE: the text message you want to deliver to the user;
- MESSAGE_LEN: allows you to define a message length. Leave it empty;
- CUT_BLANKS: allows you to specify if you want to trim existing spaces. Leave it empty.
To submit the message just hit “Execute (F8)”
This is just a simple system tool that can help you in a day to day basis, working with SAP.
Here’s how it goes.
Trying to access the table
When trying to maintain a certain table, the user will receive the following warning:Sending a system message using a standard SAP function module
Once you’ve identified the user, access SE37 – assuming you have permission! In SE37 call SAP standard function module TH_POPUP.<!--more>
Fill in the following input parameters:
- CLIENT: the system client on which you’re working on. If you don’t know this, take a look at the lower right status bar;
- USER: the user for which you want the message to be delivered;
- MESSAGE: the text message you want to deliver to the user;
- MESSAGE_LEN: allows you to define a message length. Leave it empty;
- CUT_BLANKS: allows you to specify if you want to trim existing spaces. Leave it empty.
To submit the message just hit “Execute (F8)”
What the user receives
When you click on “Execute (F8)”, the destination user receives the following message as a pop-up:This is just a simple system tool that can help you in a day to day basis, working with SAP.
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Financial Experts: Useful Tips
FI Tips:
- Why are my invoices not selected in F110 ?
- How to zero out an account balance in local currency ? (FBB1)
- How to post to a VAT account ? (FB41)
- Modifying Header Text in Line Item Reports
- Drill Down Reporting in SAP FI
Why are my invoices not selected in F110?
Often times users in SAP are puzzled by why a certain vendor's invoices are not selected by the payment run. There may be many reasons for this and I will cover them in a subsequent issue but today, I will touch on one reason that is easy to identify and resolve. When running a payment proposal SAP blocks thevendors whose invoices have been selected in another proposal. The savvy user will check the payment proposal log where he will be able to see vendors that are blocked by another proposal. In this case I have run a proposal on the 18th but for some reason vendor 1000's invoices are not showing up.
By pressing the proposal log button from within the payment run, Figure 1, the proposal log will be displayed, Figure 2. When examining the log, I will easily see that, that vendor 1000 is contained in a different proposal. At this point I have two options, either complete the other proposal or delete it to release the blocked invoices.
