Procesos SAP: Requerimiento de Materiales

Me gustó la consulta que hizo Edgar en nuestros foros SAP:

En Sap FI he notado que es un modulo que abarca muchos otros módulos, quisiera despejar la duda en cuanto a requerimiento de materiales y todo ello, es decir, digamos que cuando en SAP MM se hace el requerimiento de materiales, como interactua con SAP FI, y SAP de costos que información exactamente recaba de esa operación, supongo que los montos que se obtienen, cuanta interacción tienen esos módulos al momento de usar SAP.

¿Qué procesos son los que abarca el modulo FI y que procesos abarca por ejemplo CO? 

Procesos SAP: Requerimiento de Materiales

Me dí cuenta que no hay una forma "corta" de explicar todos los procesos SAP que se cruzan en un "requerimiento de materiales". Intentaré hacer un artículo lo más breve y claro posible, siempre simplificado a SAP ECC 6.04, con módulos SAP FI, SAP CO, y SAP MM. 

Datos maestros

Deberíamos partir de los datos maestros de cada módulo. Si no sabemos qué es un dato maestro, debemos pensar que son registros bajo un código que denota algo en el sistema, un "dato" (valga la redundancia) que se considera maestro pues es único e irrepetible dentro de SAP. Así, un proveedor será un "dato maestro" de SAP, un cliente también será un dato maestro, un material, una cuenta contable, un centro de costos, de beneficio, etc. Son datos en sí mismo, pero no contienen información transaccional, es decir, el dato en sí no dirá qué monto debemos pagarle a ese proveedor por las compras que le hemos hecho, ni tendrá el dato de una cuenta contable la información sobre su saldo en determinado periodo contable.

Debemos pensar que el dato maestro es una porción "importante" y crítica dentro de nuestra organización en SAP.

En SAP MM, tendrás materiales. El maestro de materiales (es el conjunto de datos maestros de materiales) y SAP tiene hasta un "libro del maestro de materiales", que lleva la configuración general de lo que es "un" material, y todo el impacto que tiene a nivel MM, SD, FI, CO, etcétera. Todo lo que interactue con un material, tendrá que ver con lo que tiene configurado ese material en su maestro de materiales. Ésto se hace a través de la transacción funcional MM01 (para crear o ampliar), MM02 (para modificar) o bien, MM03 para visualizar materiales.

También habrá servicios, pero existe un maestro de servicios, y otras transacciones referentes a lo mismo.No entraré en detalle en cada maestro, porque sería eterna esta respuesta.

En SAP FI, el dato maestro por excelencia es la cuenta contable, que tiene directa relación a la clase de cuenta que se une al concepto de clase de cuenta primaria / secundaria de SAP CO, directa relación porque generalmente una cuenta contable tiene misma asignación a una clase de coste, lo que dispara automáticamente la conciliación entre FI y CO (depende de qué versión de SAP esté corriendo la empresa, y cómo se haya configurado a nivel de parametrización). 

En SAP CO, el dato maestro por excelencia será el centro de costo y las clases de costo que mencioné en el párrafo anterior.

Una vez que tenemos los tres elementos, supongamos el siguiente ejemplo de procedimiento de compra de materiales:

1. Un empleado administrativo haciendo un consumo de lápices en una oficina, se da cuenta que está sin cajas de lápices por lo tanto ingresa a SAP, transacción ME51N y crea una solicitud de compra, por 1 caja de lápices (material 75500) para su centro de costos (supongamos el ceco 300101 de su centro logístico 1500). 
2. La solicitud de pedido que el usuario creó en el punto 1 le envía un aviso (a través de SAP) al encargado de compras del sector administrativo. Si el encargado de compras aprueba dicha solicitud (será de acuerdo a un presupuesto generalmente), libera la solicitud y queda "autorizada".
• A nivel de SAP, hasta aquí es todo transparente, solo hemos interactuado con datos maestros de SAP MM en su mayoría y el centro de costos que solicita la "necesidad". Hasta la solicitud de pedido, no habrá otros datos de otros módulos (salvo, por supuesto que esté activado SAP FM-BCS, a nivel de solpeds u otro módulo cross... dejaremos ésto para más adelante, cuando tengas conocimientos más avanzados).
3. Este status SAP de autorización, habrá disparado otro aviso al encargado de compras de la empresa, quien podrá (o no) tener presupuestos de proveedores y si tiene un proveedor de confianza, creará un pedido de compras arrastrando la solicitud con la ME21N y creando así una obligación contractual con un proveedor asignado para que le entregue la caja de lápices supongamos dentro de 10 días, el 20 de Julio del 2018.
• A nivel de SAP: aquí entran otros módulos, ya que cuando hay un pedido de compras, se crea una relación contractual, es decir una obligación por parte de la empresa a pagar un bien que recibirá del proveedor. Y una obligación para el proveedor de proveer lo que se le ha pedido.
  Aquí, no solo tendremos material, centro logístico y centro de costos de la necesidad, sino que ya habrá una determinación de cuentas contable, que será asignada al documento contable cuando se produzca el ingreso de la mercadería, o el ingreso de la facturación.
4. Suponiendo que estamos a 20 de Julio del 2018, el proveedor llega a la empresa y entrega la caja de lápices, y nos lleva la factura para que le paguemos. En ese instante, cuando la recepción toma contacto con la caja, hará el ingreso de materiales a través de la transacción MIGO., y una vez contabilizada, se crea un documento contable. Aquí ya tenemos cuentas contables, y centros de costos involucrados. Todo en un documento contable, con división automática a un documento de CO. (Siempre teniendo en cuenta la integración FI-CO de la que hablé que debe estar configurada). 
5. El recepcionista de la mercadería, le entrega la factura al departamento de cuentas a pagar, quién carga la factura en SAP a través de la transacción MIRO, y aquí nuevamente tenemos otro documento contable que se crea a raíz de los tres elementos (MM, FI y CO) que interactúan.
6. Por último, y teniendo en cuenta el plazo de pago al proveedor, se realiza el pago de contado o a través de algún movimiento bancario, dependiendo qué condiciones se hayan pactado con el mismo.
7. Y éste movimiento cierra finalmente el proceso de la compra, que inició con una solicitud de pedido (una necesidad) y culminó con el pago al proveedor.

Profundizando SAP

A nivel de SAP, aparte de los datos únicos e irrepetibles como ser el material (dato maestro de SAP MM), el centro de costos (dato maestro de SAP CO), la cuenta contable (dato maestro de SAP FI), tenemos una tabla crítica de configuración denominada OBYC que es la que hace la "determinación de cuenta contable" cuando tenemos una operación de SAP (en este caso por ejemplo un ingreso de mercadería), y se fija en qué "área de valoración o categoría de valoración" tiene el dato maestro del material. Entonces, teniendo en cuenta esas dimensiones, de operación y área de valoración, SAP sabrá a qué cuenta contable determina dicha operación y con esa cuenta contable dispara el asiento de ingreso de mercadería en SAP.

Por supuesto esta explicación busca ser lo más simple posible, hay mucho más para profundizar dentro de mundo SAP.

Conozca más

Si tu idea es profundizar aún más, e indagar más sobre todo el poder que ofrece este sistema, no lo dudes ni por un segundo, sumate a nuestro boletín #1 de SAP gratis en español, te enterarás de material, debates, descargas, acceso a prácticas SAP y mucho contenido exclusivo sólo para quienes son lectores activos de la lista.